Hi friends,
मेरा experience है कि मैं उस दिन सबसे अधिक संतुष्ट रहता हूँ जिस दिन मैंने सबसे अधिक काम निपटाए हों या ये कहिये कि जिस दिन मैंने अपना time अच्छे से utilize किया हो.वैसे मैं जितनी भी कोशिश कर लूँ कुछ दिन ऐसे चले ही जाते हैं जिस दिन टाइम waste हो जाता है. पर ज्यादातर मौकों पर मैं समय का सदुपयोग कर पाता हूँ. और ऐसा करने में दो tools मेरी बहुत मदद करते हैं:
1) To Do List
2) Time Management Matrix
इन टूल्स के बारे में मैंने पहली बार MBA करते वक़्त पढ़ा था. और बाद में नौकरी करने के दौरान भी जब भी कोई Training Program organize किया जाता तो भी इन टूल्स के बारे में जरूर बताया जाता था. धीरे धीरे मैं इन्हें अपनी जॉब related activities में use करने लगा और बाद में अपनी रोज़ मर्रा ज़िन्दगी में .
यहाँ मैं आपके साथ इन्ही के बारे में अपना experience share कर रहा हूँ.
To Do List एक ऐसी सूची है जिसमे आपको क्या क्या काम करने हैं वो लिख लिए जाते हैं. ये बहुत हद्द तक वैसी ही list है जो बाज़ार से सामान लाने के लिए तैयार की जाती है.जब आपके पास बहुत सारे काम हों तो ये बेहद कारगर साबित होती है. इसमें कोई काम छूटने का डर नहीं रहता. अब मैं आपको एक real-life scenario बताता हूँ.
किसी busy day पर मेरी To Do List कुछ ऐसी हो सकती है:
- AchhiKhabar.Com के लिए एक नयी पोस्ट तैयार करना .
- Grocery का सामान लाना.
- किसी दोस्त से मिलना
- मोबाइल Bill जमा करना
- किसी को Birthday या Marriage Anniversary की बधाई देना.
- किसी बुक के कुछ pages पढना.
- Office का कोई जरूरी काम करना
- श्रीमती के लिए शौपिंग करना .
एक बार लिस्ट तैयार हो जाने के बाद मुझे पता होता है कि आज मुझे क्या क्या करना है. अब at the end of the day मेरा satisfaction level उतना अधिक होगा जितना अधिक काम मैं complete कर पाऊंगा. इसमें एक ज़रूरी चीज ये भी है कि सिर्फ पूरे हुए कामों कि संख्या नहीं बढानी है बल्कि ये भी ध्यान देना है कि जरूरी काम रह ना जाएं. और यहीं पर मैं Time Management Matrix का प्रयोग करता हूँ.Time Management Matrix के concept को Stephen R. Covey ने अपनी बुक The Seven Habits of Highly Effective People से popularize किया था .
टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स कुछ इस तरह दिखती
Time Management Matrix
यहाँ चार quadrants हैं:
First Quadrant : Urgent and Important ( अत्यंत आवश्यक और महत्त्वपूर्ण )
ऐसे काम को तुरंत करना होता है .
Second Quadrant :Important Not Urgent (महत्त्वपूर्ण पर अत्यंत आवश्यक नहीं)
ऐसे काम को करना जरूरी है पर आप इसके लिए समय निश्चित करके इस पूरा कर सकते हैं.
Third Quadrant : Urgent Not Important ( अत्यंत आवश्यक पर महत्त्वपूर्ण नहीं)
ऐसे काम को आप किसी दुसरे को करने को दे सकते हैं.
First Quadrant : Not Important Not Urgent ( ना महत्त्वपूर्ण ना अत्यंत आवश्यक)
ऐसे काम को आप फिलहाल टाल सकते हैं.
अब मैंने जो To Do List बनायीं है उसमे लिखे tasks को इन चार quadrants में डालना होता है.
जैसा कि quadrants के नाम हैं उसी हिसाब से मेरे काम इन चारों में से किसी एक quadrant में fit होंगे .
कौन सा काम किस quadrant में जायेगा ये person to person और उस समय कि पारिस्थि के हिसाब से differ करेगा , for example, आम दिनों में wife को shopping करना मेरे लिए Not Important Not Urgent होता है पर जब वो नाराज़ होती हैं तो ये Urgent and Important हो जाता है. 🙂 ..ज्यादातर पतियों के साथ यही होता है .
अब मै एक सादे पन्ने पर एक बड़ा सा Square बना लेता हूँ और उन्हें चार quadrants में divide कर लेता हूँ और अपने To Do List के items इनमे fit कर लेता हूँ .
अगर मैं अपनी बनायीं लिस्ट की बात करूँ तो मेरा division कुछ ऐसा होगा:
First Quadrant ( Urgent and Important ) में :
- Office का कोई जरूरी काम करना
- किसी को Birthday या Marriage Anniversary की बधाई देना.
Second Quadrant (Important Not Urgent) में:
- AchhiKhabar.Com के लिए एक नयी पोस्ट तैयार करना .
- Grocery का सामान लाना.
Third Quadrant (Urgent Not Important ) में :
- मोबाइल Bill जमा करना ( जब last date करीब हो)
Fourth Quadrant (Not Important Not Urgent)
- किसी दोस्त से मिलना
- किसी बुक के कुछ pages पढना.
- श्रीमती के लिए shopping करना .
एक बार जब ये activity पूरी हो जाती है तो मेरा mind बिलकुल clear रहता है कि कौन सा काम पहले करना है , और उसी हिसाब से मैं अपने काम निबटाने लगता हूँ .इस पन्ने को मैं उस दिन अपने साथ ही रखता हूँ …और जैसे ही कोई काम पूरा होता है उसे pen से काट देता हूँ , ये करने में सच में बहुत मज़ा आता है …किसी बड़े काम का completion एक छोटी सी battle जीतने जैसी ख़ुशी देता है.
इस process को follow करने से मेरे prioritized काम पहले हो जाते हैं और दिन के अंत में अगर कुछ काम बच भी जाते हैं तो भी important काम पूरा हो जाने के कारण एक satisfaction मिलता है और लगता है कि चलो आज का दिन अच्छा गया .
इन दोनों tools को use करना काफी आसान है .अगर कोई इन tools को effectively use कर रहा है तो उसके first quadrant में कम से कम काम आने चाहियें . यानि कोई भी काम URGENT और IMPORTANT दोनों बनने से पहले ही ख़तम हो जाना चाहिए .इसे use करके आपकी productivity निश्चित रूप से बेहतर होगी . हो सकता है शुरू में इसका use करना थोडा challenging लगे पर आप इस जरूर try कीजिये , जो टूल्स लाखों लोगों के लिए काम करते हैं वो आपके लिए भी जरूर करेंगे .
All the best.
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निवेदन : कृपया अपने comments के through बताएं की ये Hindi Article आपको कैसा लगा .
सर मैं आपकी website जब छोटा था तब से पढ़ रहा हूँ मुझे आपके articles बहुत पसंद हैं मैंने आपका यह लेख बहुत बार पढ़ा और न केवल पढ़ा है इसे implement भी किया है और इसका परिणाम यह है कि मैं आज 1 teacher हूँ पढ़ाई के लिए मैंने यही टेक्नीक अपनाई थी और मैं केवल teacher ही नहीं बना बल्कि अपने स्टेट में 3rd rank लाकर teacher बना हूँ।
आपका बहुत-बहुत धन्यवाद।
Bahut achha laga yah jaankar . Thanks a lot Balak Ram Ji.
आपने बहुत अच्छा लिखा है। यह लेख समय प्रबंधन करने के लिये उपयोगी है। बधाई।
Thank you so much.
मैंने इसके बारे में सुना ,पढा बहुत था पर अब मुझे आपकी पोस्ट पढ़के लगा ह की वक्त आ गया हैं ,जीवन मे कुछ अलग implimantation का। एक बार फिर दिल से धन्यवाद।
very knowledgeable and appreciated article.
Thank you dear ! It really helps…..in my office and at home also!