Hi friends,
मेरा experience है कि मैं उस दिन सबसे अधिक संतुष्ट रहता हूँ जिस दिन मैंने सबसे अधिक काम निपटाए हों या ये कहिये कि जिस दिन मैंने अपना time अच्छे से utilize किया हो.वैसे मैं जितनी भी कोशिश कर लूँ कुछ दिन ऐसे चले ही जाते हैं जिस दिन टाइम waste हो जाता है. पर ज्यादातर मौकों पर मैं समय का सदुपयोग कर पाता हूँ. और ऐसा करने में दो tools मेरी बहुत मदद करते हैं:
1) To Do List
2) Time Management Matrix
इन टूल्स के बारे में मैंने पहली बार MBA करते वक़्त पढ़ा था. और बाद में नौकरी करने के दौरान भी जब भी कोई Training Program organize किया जाता तो भी इन टूल्स के बारे में जरूर बताया जाता था. धीरे धीरे मैं इन्हें अपनी जॉब related activities में use करने लगा और बाद में अपनी रोज़ मर्रा ज़िन्दगी में .
यहाँ मैं आपके साथ इन्ही के बारे में अपना experience share कर रहा हूँ.
To Do List एक ऐसी सूची है जिसमे आपको क्या क्या काम करने हैं वो लिख लिए जाते हैं. ये बहुत हद्द तक वैसी ही list है जो बाज़ार से सामान लाने के लिए तैयार की जाती है.जब आपके पास बहुत सारे काम हों तो ये बेहद कारगर साबित होती है. इसमें कोई काम छूटने का डर नहीं रहता. अब मैं आपको एक real-life scenario बताता हूँ.
किसी busy day पर मेरी To Do List कुछ ऐसी हो सकती है:
- AchhiKhabar.Com के लिए एक नयी पोस्ट तैयार करना .
- Grocery का सामान लाना.
- किसी दोस्त से मिलना
- मोबाइल Bill जमा करना
- किसी को Birthday या Marriage Anniversary की बधाई देना.
- किसी बुक के कुछ pages पढना.
- Office का कोई जरूरी काम करना
- श्रीमती के लिए शौपिंग करना .
एक बार लिस्ट तैयार हो जाने के बाद मुझे पता होता है कि आज मुझे क्या क्या करना है. अब at the end of the day मेरा satisfaction level उतना अधिक होगा जितना अधिक काम मैं complete कर पाऊंगा. इसमें एक ज़रूरी चीज ये भी है कि सिर्फ पूरे हुए कामों कि संख्या नहीं बढानी है बल्कि ये भी ध्यान देना है कि जरूरी काम रह ना जाएं. और यहीं पर मैं Time Management Matrix का प्रयोग करता हूँ.Time Management Matrix के concept को Stephen R. Covey ने अपनी बुक The Seven Habits of Highly Effective People से popularize किया था .
टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स कुछ इस तरह दिखती
Time Management Matrix
यहाँ चार quadrants हैं:
First Quadrant : Urgent and Important ( अत्यंत आवश्यक और महत्त्वपूर्ण )
ऐसे काम को तुरंत करना होता है .
Second Quadrant :Important Not Urgent (महत्त्वपूर्ण पर अत्यंत आवश्यक नहीं)
ऐसे काम को करना जरूरी है पर आप इसके लिए समय निश्चित करके इस पूरा कर सकते हैं.
Third Quadrant : Urgent Not Important ( अत्यंत आवश्यक पर महत्त्वपूर्ण नहीं)
ऐसे काम को आप किसी दुसरे को करने को दे सकते हैं.
First Quadrant : Not Important Not Urgent ( ना महत्त्वपूर्ण ना अत्यंत आवश्यक)
ऐसे काम को आप फिलहाल टाल सकते हैं.
अब मैंने जो To Do List बनायीं है उसमे लिखे tasks को इन चार quadrants में डालना होता है.
जैसा कि quadrants के नाम हैं उसी हिसाब से मेरे काम इन चारों में से किसी एक quadrant में fit होंगे .
कौन सा काम किस quadrant में जायेगा ये person to person और उस समय कि पारिस्थि के हिसाब से differ करेगा , for example, आम दिनों में wife को shopping करना मेरे लिए Not Important Not Urgent होता है पर जब वो नाराज़ होती हैं तो ये Urgent and Important हो जाता है. 🙂 ..ज्यादातर पतियों के साथ यही होता है .
अब मै एक सादे पन्ने पर एक बड़ा सा Square बना लेता हूँ और उन्हें चार quadrants में divide कर लेता हूँ और अपने To Do List के items इनमे fit कर लेता हूँ .
अगर मैं अपनी बनायीं लिस्ट की बात करूँ तो मेरा division कुछ ऐसा होगा:
First Quadrant ( Urgent and Important ) में :
- Office का कोई जरूरी काम करना
- किसी को Birthday या Marriage Anniversary की बधाई देना.
Second Quadrant (Important Not Urgent) में:
- AchhiKhabar.Com के लिए एक नयी पोस्ट तैयार करना .
- Grocery का सामान लाना.
Third Quadrant (Urgent Not Important ) में :
- मोबाइल Bill जमा करना ( जब last date करीब हो)
Fourth Quadrant (Not Important Not Urgent)
- किसी दोस्त से मिलना
- किसी बुक के कुछ pages पढना.
- श्रीमती के लिए shopping करना .
एक बार जब ये activity पूरी हो जाती है तो मेरा mind बिलकुल clear रहता है कि कौन सा काम पहले करना है , और उसी हिसाब से मैं अपने काम निबटाने लगता हूँ .इस पन्ने को मैं उस दिन अपने साथ ही रखता हूँ …और जैसे ही कोई काम पूरा होता है उसे pen से काट देता हूँ , ये करने में सच में बहुत मज़ा आता है …किसी बड़े काम का completion एक छोटी सी battle जीतने जैसी ख़ुशी देता है.
इस process को follow करने से मेरे prioritized काम पहले हो जाते हैं और दिन के अंत में अगर कुछ काम बच भी जाते हैं तो भी important काम पूरा हो जाने के कारण एक satisfaction मिलता है और लगता है कि चलो आज का दिन अच्छा गया .
इन दोनों tools को use करना काफी आसान है .अगर कोई इन tools को effectively use कर रहा है तो उसके first quadrant में कम से कम काम आने चाहियें . यानि कोई भी काम URGENT और IMPORTANT दोनों बनने से पहले ही ख़तम हो जाना चाहिए .इसे use करके आपकी productivity निश्चित रूप से बेहतर होगी . हो सकता है शुरू में इसका use करना थोडा challenging लगे पर आप इस जरूर try कीजिये , जो टूल्स लाखों लोगों के लिए काम करते हैं वो आपके लिए भी जरूर करेंगे .
All the best.
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निवेदन : कृपया अपने comments के through बताएं की ये Hindi Article आपको कैसा लगा .
THANKS DEAR SIR APNE JO HAME YEH TECHNIC BTAI HAI ME ISE JROOR USE KARUNGA PEHLE APNE HISAB SE KARTA THA PAR ABB IS METHOD K ACCORDING KARUNGA THANKS AUR SAATH ME AAPSE ME MEMORY EXPAND KARNI KI TECHNIC BHI CHAHTA AGAR KOI HAI TO
we must fallow it to safe our time because time is wait for none……..rashmi (n.k.e.)
Dear sir,
I really like ur site when i saw all dis in hindi ….really insprational……plz keep it up..
all the best sir ji……
aapne to ye bade bate ki bat batai h but sometime aisa hota hai ki koi kam sudden hi aa padte h jo ki hamari list se bahar hote h to uske samne sare impotant work dhare ke dhare rah jate hai means at least chhoot hi jate hai….ha ye alag bat hai ki hum unhe din me nahi to rat me hi kar lena chahte ho……becoz i think ab hum bi foreign jaise hote ja rahe hai…jo kam din me nahi ho pata vo rat me kar sakte hai ya fir kar lete hai……fir to hume apne sone me bhale hi kotahi karni pad jaye…………….vaise gopal bhaiya aap ki ye sare notes kafi inspire karne wali hai…..bahut achha kiya aapne ise suru kar diya aur sabse badi bat hai ki internet iska medium bana diya….nahi to meri tarah books me ise kaun dundta….mere bhi apne kuchh sunahre pages h but kabhi socha nahi tha aisa…….koi nahi aap h na !
kuldeep mishra(jaunpur)
Sir how r u n how could u think so well… … give me tips to speak the things in a proper sequence before the audience …… well done sir …. Aapka bahut ardent fan… Aashish Gupta mobile number… 9806837971..
Thank you Sir , I am your one of the follower.When i feel demoralised , i remember your site.
Your blogs are really motivable. Please keep on.
sir bahut achchha laga padh ke .thanks
धन्यबाद मैँ कल यूँही सर्च कर रहा था और अचानक आपकी साइट पर आ गया पढ़कर मुझे बहुत अच्छा लगा और मैँ आपका फैन हो गया।फेसबुक छोड़ और टाइम मैनेजमेँट मैटरिक्स पर काम करने की कोशिश करुँगा।
sir y sab muje aajmane me problem ho rhi hai m aalash krta hu kaam me abhi ka kaam baad pe taal deta hu mehnat s ji churata hu apne shoke k liye apne goal s bhatak rha hu har waqt chinta m rhta hu usse na mansik preshaniya increase ho gyi hai apni preshaniyo ko khud hi increase kr rha hu please any body help me! me esse niklna cahta please guys help me! for this weak point
ek baar tum apne aap se puch lo,..,tum kya chahiye apne goals achieve karne h yaa apne shouk pure karne h,.., tum khud clear ho jaaoge..,, or subah megitation karo isse tumhara man shaant rahegaa. or tum use samjha sakoge.,
I read your many article like on self confidence English speaking n this one all are very nice and very use full but a silly mistake in this article
u are written 3 on the place of 4 in time management matrix so please change it and don’t mind it m not a negative thinker but i saw so i think to say…
you say na in self confidence jaha lage waha bolna chaiye so ill dcd u say this……..
thank you…………
Thanks for pointing out.
SIR JI BIL KHUL SAHI KHA AAP NE……………KASAM KHUDA KI APNI PURI LIFE ME MENE IS TRAH KE ARTICLE NHI DEKHE…………….REALLY………..U R VERY GOOD PERSON,,,,,,,,,,,,,,
THANK YOU VERY MUCH